Ứng dụng in ấn hồ sơ năng lực.Hồ sơ năng lực công ty là tài liệu không thể thiếu đối với các công ty hiện nay. Vậy hồ sơ năng lực công ty bao gồm những gì? Và vì sao nó lại ảnh hưởng tới sự thành công của các công ty đến vậy? 

Cùng HaThanh Printing tìm hiểu ngay về hồ sơ năng lực và ứng dụng của nó nhé.

Hồ sơ năng lực công ty là gì?

Hồ sơ năng lực công ty hay còn được gọi là cuốn profile sẽ được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, gồm nhiều trang A4 – và được thể hiện dưới dạng hình ảnh đi kèm nội dung. Hồ sơ năng lực sẽ cung cấp những thông tin tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, điểm khác biệt, sản phẩm – dịch vụ và các dự án công ty đã thực hiện. Nói chúng, hồ sơ năng lực công ty có vai trò quan trọng để bán hàng, truyền tải các thông tin đến khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, chủ thầu. Bên cạnh đó, hồ sơ năng lực công ty còn được xem như một trong những tài liệu marketing vô cùng quan trọng giúp quảng bá hình ảnh cũng như thông tin doanh nghiệp đến mọi người một cách hiệu quả nhất.

Trước kia, hồ sơ năng lực được sử dụng nhiều trong đấu thầu dự án ngành xây dựng, nhằm chứng minh khả năng của công ty với hiệu quả qua các công trình, dự án. Ngày nay, nó đã được sử dụng phổ biến hơn trong mọi lĩnh vực, ngành nghề để tối đa hiệu quả marketing.

Hồ sơ năng lực tiếng Anh là gì?

Hồ sơ năng lực tiếng Anh là Capacity profile

Hồ sơ năng lực tiếng Anh được hiểu là A capacity record is a document that records the most complete and comprehensive information about a company, business such as: company name, core values, performance, financial capacity, human resources,… The purpose is used to transmit information to customers, partners, investors, contractors.

Danh mục từ khác liên quan hồ sơ năng lực tiếng Anh:

Tiếng Việt	Tiếng Anh
Khách hàng	Customer
Chủ thầu	Builders
Dự án đầu tư	Investment projects
Năng lực công ty	Energy company
Sứ mệnh, tầm nhìn phát triển	Mission, development vision
Mẫu hồ sơ năng lực	Capacity profile form
Báo cáo tài chính	Financial report

Bộ hồ sơ năng lực gồm những thành phần nào?

Những thành phần không thể thiếu của một profile bao gồm:

Thư ngỏ

Đôi lời chào hỏi thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem. Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ sẽ phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.

Giới thiệu công ty

Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:

• Tên công ty
• Giấy phép kinh doanh
• Lĩnh vực hoạt động
• Lịch sử hình thành và phát triển
• Thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
• Phương châm hoạt động
• Tầm nhìn
• Sứ mệnh
• Giá trị cốt lõi

Năng lực công ty

• Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.

• Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
• Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.

Thành tích đạt được

Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.

Làm thế nào để thiết kế profile công ty chuyên nghiệp

Sau đây là một số bí quyết giúp bạn tạo một profile chuyên nghiệp:

Nên bắt đầu với những điều cơ bản

Phần mở đầu cuốn profile cần gần gũi và thu hút sự chú ý của người đọc. Thông thường cuốn profile sẽ bắt đầu bằng lời ngỏ, thể hiện thiện chí kêu gọi hợp tác từ doanh nghiệp.

Ngoài ra, nội dung về lịch sử hình thành và con đường phát triển công ty cũng cần được chọn lọc. Người đọc không cần biết tất cả mọi thông tin về chặng đường xây dựng và phát triển của công ty bạn nên phần này có thể linh hoạt lược bớt những chi tiết quan trọng.

Những thành tích nổi bật, bằng khen chứng chận từ các tổ chức danh giá sẽ là những điểm nhấn quan trọng, bạn nên đưa vào profile. Tuy nhiên, bạn chỉ nên chọn những thành tích nổi bật nếu công ty bạn có nhiều khen thưởng, vì nếu đưa vào quá nhiều sẽ gây rối mắt, mất thẩm mỹ.

Giải thích rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Profile cần mô tả cụ thể mô hình kinh doanh, những sản phẩm, dịch vụ thế mạnh mà doanh nghiệp bạn cung cấp. Bạn cần chỉ ra những lợi ích và giá trị mà khách hàng mục tiêu sẽ nhận được thông qua các sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi cũng nhằm nhấn mạnh cho điều này.

Nên minh họa bằng những con số

Những con số cụ thể mang lại hình dung rõ ràng hơn từ phía khách hàng. Bạn nên chỉ ra các số liệu về công suất, sản lượng, doanh số mà công ty đạt được, cả những dự đoán trong tương lai, lợi nhuận, số lượng nhân viên và những thông tin tài chính khác có ích cho người đọc. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng nếu mục đích của cuốn profile là kêu gọi đầu tư và tìm đối tác kinh doanh.

Nên minh họa bằng biểu đồ, hình ảnh

Hình ảnh có sức mạnh gấp trăm lần lời nói. Những đồ thị, biểu đồ và những dữ liệu khác đi kèm sẽ giúp cung cấp nhiều thông tin hơn cho khách hàng một cách trực quan nhất.

Bằng cách trình bày này, thông tin trong profile trở nên đáng tin cậy hơn với những dữ liệu chính xác được hiển thị đa chiều. Các đối tác kinh doanh và các nhà đầu tư sẽ hiểu các báo cáo tài chính của doanh nghiệp tốt hơn.

Nên tổ chức thông tin một cách dễ hiểu

Bạn nên tổ chức thông tin càng dễ hiểu càng tốt. Các yếu tố cần đạt được: thông tin ngắn gọn, súc tích, trọng tâm, cụ thể và một kết cấu mạch lạc dễ hiểu.

Đây là lý do vì sao các cuốn profile doanh nghiệp thường theo một mẫu dàn trang cơ bản và chỉ bao gồm những thông tin thiết yếu, hữu ích.

Ứng dụng của bộ hồ sơ năng lực

Hiểu rõ vai trò của hồ sơ năng lực là chìa khóa để tạo ra bộ hồ sơ năng lực tốt, mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.

Gây ấn tượng với khách hàng

Hồ sơ năng lực được xem như là bộ mặt thu nhỏ của bất kỳ doanh nghiệp nào, thông qua bộ hồ sơ này, đối tác và khách hàng có thể dễ dàng đánh giá được sự chuyên nghiệp và tiềm năng phát triển của công ty.

Một profile đầy ấn tượng, có điểm nhấn của riêng bạn sẽ tạo được thiện cảm trong mắt đối tác rất nhiều. Từ đó tăng thêm phần hứng thú cũng như sự tin tưởng khi hợp tác với bạn.

Tăng tỷ lệ thắng thầu

Khi tham gia bất kỳ một thương vụ hợp tác dự án nào thì profile công ty là vũ khí chiến đấu của mỗi doanh nghiệp.

Thử tưởng tượng xem. Bạn chỉ có 30 phút để tham gia đấu thầu, mà thông tin về công ty mà bạn cần đưa ra thì lại rất nhiều. Bạn chắc chắn sẽ không có thời gian để thuyết trình từ A đến Z các mục cho đối tác được.

Lúc này, bộ hồ sơ sẽ được coi là “vật bất ly thân” của người đại diện đấu thầu. Nó đóng vai trò là nhân viên kinh doanh được gửi đi với nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng.

Bạn có thể gửi trước hồ sơ năng lực cho khách hàng tham khảo trước khi tham gia đấu thầu, hoặc tặng khách hàng để giúp họ tìm hiểu sâu hơn sau khi bạn đề xuất hợp tác.

Với một bộ hồ sơ năng lực chuyên nghiệp, ngắn gọn, súc tích mà vẫn hội tụ đầy đủ thông tin mà khách hàng muốn biết sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt đối tác và giành lợi thế hơn so đối thủ cạnh tranh.

Và điều quan trọng là: Khi thiết kế hồ sơ năng lực công ty, bạn đã hệ thống hóa tất cả mọi thứ, thử nghiệm các phương án tốt nhất để giới thiệu về doanh nghiệp của mình. Từ đó, bạn cũng biết cách tốt nhất để trình bày về năng lực công ty khi gặp bất kỳ đối tác nào.

Giải pháp quảng bá thương hiệu

Bộ hồ sơ năng lực là công cụ hữu hiệu trong việc quảng bá rộng rãi thương hiệu doanh nghiệp với đối tác và khách hàng.

Đặc biệt là các công ty start-up lại càng cần dành thời gian trau chuốt cho bộ hồ sơ này nhiều hơn nếu muốn có một khởi đầu thuận lợi tốt đẹp.

Một số cách sử dụng hồ sơ năng lực để quảng bá thương hiệu:

• Bạn có thể để cuốn hồ sơ năng lực tại bàn tiếp khách ở công ty để khách hàng ghé thăm có thể tìm hiểu về công ty một cách nhanh chóng
• Gửi tặng các đối tác thân thiết, tiềm năng – Với hồ sơ năng lực được thiết kế ấn tượng, khi gửi tặng đối tác chắc chắn họ sẽ xem qua và cho nhân viên tham khảo (ít nhất là về mặt thiết kế)
• Tách các phần nhỏ để đăng tải trên website, mạng xã hội – Hồ sơ năng lực đã được thiết kế tỉ mỉ và đầy đủ bởi nhà thiết kế chuyên nghiệp do đó bạn hoàn toàn tự tin để đăng tải từng phần trên website, mạng xã hội nhằm giới thiệu thương hiệu của bạn.

Ngoài ra, với việc được thiết kế khoa học, ấn tượng profile công ty giúp truyền tải thông điệp của công ty đến khách hàng, đối tác một cách chính xác, đầy đủ, tạo ấn tượng và thiện cảm trong tâm trí khách hàng.

Thêm nữa, ngoài việc có bản cứng – Hồ sơ năng lực còn có thể chuyển thể thành bản online (E-Profile) hoặc file PDF giúp bạn dễ dàng đăng tải, gửi cho khách hàng qua email, tin nhắn.

Những lưu ý ở một hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực doanh nghiệp nên được thiết kế chuyên nghiệp, đảm bảo cơ bản những tiêu chí sau đây:

• Hồ sơ năng lực thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp thông qua nội dung và hình ảnh xuyên suốt.

• Hình ảnh trong hồ sơ năng lực cần chân thực, ấn tượng, để lại dấu ấn cho người xem.
• Nội dung hồ sơ năng lực cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và có cá tính riêng.
• In ấn thành phẩm hồ sơ đảm bảo chất lượng, có giá trị sử dụng lâu dài.