Hóa đơn và các loại hóa đơn. Cho dù đơn vị của bạn là bán lẻ hay kinh doanh mô hình lớn thì hóa đơn vẫn luôn là một trong những sản phẩm in ấn không thể thiếu. Không chỉ có ý nghĩa về mặt giấy tờ, hóa đơn còn thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch của doanh nghiệp đó. Liệu bạn đã nắm hết được những lưu ý khi in ấn loại ấn phẩm quan trọng này?

Cùng HaThanh Printing tìm hiểu ngay về hóa đơn nhé.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:

• Tên loại hóa đơn;
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
• Tên liên hóa đơn;
• Số thứ tự hóa đơn;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.

Lưu ý về hóa đơn

• Tất cả nội dụng của hóa đơn phải in trên cùng một mặt giấy.
• Hóa đơn không được phép xuất lùi ngày, nếu xuất sai ngày thì phải thu hồi và xuất thay thế đối với hóa đơn đã giao cho khách hàng. Tốt nhất nên xuất đúng thời điểm.

• Hóa đơn xuất sai tên đơn vị, sai mã số thuế thì bắt buộc thu hồi xuất hóa đơn thay thế đối với hóa đơn đã giao cho khách hàng. Sai những thông tin khác thì bên mua và bên bán thống nhất làm biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Hóa đơn muốn kê khai khấu trừ thuế và chi phí hợp lý thì hóa đơn đó phải có thông báo với cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp nhận.

Phân loại hóa đơn

Hóa đơn giá trị gia tăng

Tại khoản 1 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BTC có viết:

“Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ) là hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán, vận tải nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài”.

Hóa đơn bán hàng

Tại điểm b khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT-BCT có viết:

“Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Hóa đơn đặc thù ngành nghề

Ngoài hai loại hóa đơn chính trên thì bên cạnh đó cũng có thêm một số loại hóa đơn khác mà dựa vào đặc thù của ngành đó mà hóa đơn có tên gọi và hình dạng cũng như nội dung thể hiện khác.

Tại điểm c, d khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BCT có viết:

“Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”

Điều kiện sử dụng hóa đơn

Để sử dụng được các loại hóa đơn thì cần những điều kiện như sau:

Đối với hóa đơn tự in

• Vốn điều lệ từ 15 tỷ trở lên.
• Đối với những doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/06/2018 thì nếu vốn điều lệ dưới 15 tỷ vẫn có thể sử dụng hóa đơn tự in, chỉ cần phát sinh mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện,… có trị giá trên 1 tỷ và có hóa đơn kèm theo.

Đối với hóa đơn đặt in

• Đã treo biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính.
• Có Văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp (hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên Giám đốc công ty).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, dấu tròn.
• Có bàn ghế, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh công ty có hoạt động.
• Có hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.

Sau khi kiểm tra trụ sở hợp pháp và doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở, Chi cục thuế sẽ ra Biên bản đã kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận đã kiểm tra trụ sở, cho phép doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 thì:

“Từ ngày 1/1/2019, sẽ áp dụng đối với 30% các tổ chức, doanh nghiệp còn lại. Mục tiêu là đến đầu năm 2020, sẽ có 80% các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Đồng thời, từ thời điểm này cũng bắt đầu triển khai Hóa đơn điện tử cho các hộ kinh doanh có doanh thu/năm từ 3 tỷ đồng trở lên.

Đây là lộ trình được Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính đề xuất trong đề nghị xây dựng nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa.”

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật, chữ ký số dùng để ký hóa đơn điện tử cũng có thể dùng để ký các giao dịch khác với cơ quan thuế và bảo hiểm.
• Có hệ thống hạ tầng: địa điểm, các đường truyền tải thông tin , mạng thông tin, thiết bị truyền tin như máy tính, thiết bị điện tử khác,…đáp ứng yêu cầu  kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Sau khi đáp ứng được những điều kiện như trên Doanh nghiệp làm thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử gửi Tổng cục thuế và cơ quan thuế chấp nhận sẽ được sử dụng Hóa đơn điện tử.

Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể tham khảo: MISA, THAISON, VIETTEL, IINVOICE,……