Tư vấn

Hồ sơ năng lực là gì? Gồm những gì?

Posted on 17/05/202217/05/2022 by XuanThu

Hồ sơ năng lực là gì?

Trên thực tế hiện nay, 2 khái niệm hồ sơ năng lực và khái niệm Profile thường được các công ty hiểu với ý nghĩa tương đồng. Tuy nhiên, nếu như Profile thiên về giới thiệu lịch sử, quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp thì thiết kế hồ sơ năng lực cho khách hàng thấy được những điểm đặc trưng nổi bật nhất của doanh nghiệp, những thế mạnh mà những công ty khác không có được.

Mục đích sử dụng của hồ sơ năng lực và Profile công ty cũng có sự khác nhau. Nếu như Profile công ty dùng cho nhiều đối tượng từ khách hàng, đối tác, nhân viên mới,… thì hồ sơ năng lực thường là tài liệu để doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, đối tác, trong các cuộc đấu thầu.
Hiểu rõ sự khác biệt giữa thiết kế hồ sơ năng lực và thiết kế Profile công ty giúp doanh nghiệp định hướng được rõ ràng hơn những nội dung cần nhấn mạnh, đạt được hiệu quả cao hơn đối với khách hàng, đối tác.

Vai trò của bộ hồ sơ năng lực đối với công ty

Hồ sơ năng lực có một số công dụng sau:

• Gây ấn tượng với khách hàng: Hồ sơ năng lực được xem như là hình ảnh khái quát thu nhỏ của bất kỳ doanh nghiệp nào. Thông qua bộ hồ sơ này, đối tác và khách hàng có thể dễ dàng đánh giá được sự chuyên nghiệp và tiềm năng phát triển của công ty.

Một profile đầy ấn tượng, có điểm nhấn của riêng bạn sẽ tạo được thiện cảm trong mắt đối tác rất nhiều; từ đó tăng thêm phần hứng thú cũng như sự tin tưởng của đối phương khi hợp tác với bạn.

• Tham gia thầu một dự án: Khi tham gia bất kỳ một thương vụ hợp tác dự án nào thì profile công ty là “vũ khí chiến đấu” của mỗi doanh nghiệp, là “vật bất ly thân” của người đại diện đấu thầu. Nó đóng vai trò là nhân viên kinh doanh được gửi đi với nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng.
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Hồ sơ năng lực là tài liệu mà công ty tự giới thiệu về bản thân và được giới thiệu theo cách nghiệp nghiệp nhất. Do vậy hồ sơ năng lực giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được thông tin, hình thành sự quan tâm, niềm tin và thôi thúc họ tiến tới hợp tác.
• Tham gia dự án lớn hơn: Để tham gia một dự án lớn, bạn cần có một bộ hồ sơ năng lực chuyên nghiệp hơn hoặc ít nhất đáp ứng tiêu chuẩn dự án hoặc đối tác đề ra.

Một bộ hồ sơ năng lực công ty bao gồm những gì?

Tùy theo ngành nghề và lĩnh vực hoạt động thì mỗi bộ hồ sơ năng lực lại có cách trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng không thể thiếu các thành phần cốt lõi:

• Thư ngỏ
• Giới thiệu công ty
• Năng lực công ty
• Thành tích đạt được

Thư ngỏ

Đôi lời chào hỏi dưới sự thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem.

Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ đã phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.

Giới thiệu công ty

Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:

• Tên công ty, giấy phép kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, lịch sử hình thành và phát triển, thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
• Phương châm hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.

Đây cũng là phần bạn nên kể về câu chuyện thật hấp dẫn về lịch sử hình thành công ty và lý do tại sao bạn cung cấp sản phẩm/ dịch vụ.

Năng lực công ty

Năng lực công ty cần trình bày các phần thông tin gồm:

• Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự, thông tin bằng cấp (nếu cần thiết).
• Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
• Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.
• Danh sách khác hàng, đối tác: Liệt kê danh sách các khách hàng và đối tác để nhằm nói cho người xem biết năng lực thực thi thực tế, mối quan hệ với các nhà cung ứng hàng đầu…
• Danh sách các dự án triển khai: Mục này thực sự rất quạn trọng bởi khách hàng thường hỏi câu hỏi “Công ty A/C đã làm dự cho công ty nào trong lĩnh vực của công ty tôi chưa?”

Thành tựu đạt được

Những thông tin về dự án, chứng nhận, giải thưởng mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng, là chứng minh năng lực trước đối tác, khách hàng.

Cho dù thể hiện dưới bất kỳ hình thức nào, điều quan trọng nhất là bộ hồ sơ năng lực công ty cần truyền tải thông tin một cách trung thực nhất tới đối tác và khách hàng.