Cần chú ý gì khi in ấn hóa đơn? Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải thường xuyên sử dụng hóa đơn để lưu thông tin. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về hóa đơn. Trước khi in ấn hóa đơn, ít nhất bạn phải biết hóa đơn là gì? In ấn hóa đơn cần chú ý những lưu ý nào?

Cùng HaThanh Printing tìm hiểu ngay để có đáp án trong bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Mặt khác, bạn cũng có thể hiểu như sau: Hóa đơn bán hàng (hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp) là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp. Nó thể hiện việc hàng hóa dịch vụ được cung cấp, bán ra và doanh thu được ghi nhận cho công ty.

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Phân loại hóa đơn

Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Ví dụ: Doanh nghiệp A là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Hóa đơn khác 

• Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn bán hàng có tác dụng gì?

Bạn đã sử dụng hóa đơn bán hàng nhiều, nhưng liệu bạn đã biết hết các chức năng của nó. Dưới đây là toàn bộ tác dụng của hóa đơn bán hàng trên nhiều phương diện:

• Hóa đơn bán hàng chính là chứng từ gốc trong kế toán, có vai trò là căn cứ trong việc hạch toán kế toán.

• Đồng thời hóa đơn bán hàng có vai trò quan trọng trong quản lý thuế. Hóa đơn được căn cứ như là một chứng từ của thuế, giúp quá trình hạch toán, kê khai thuế dễ dàng hơn.
• Trong trường hợp bán hàng ra nước ngoài, thì hóa đơn như một chứng từ giao dịch quốc tế thể hiện quan hệ hàng hóa mua bán..

Những lưu ý cần biết khi in hoá đơn

Để dễ dàng hơn trong việc đặt in loại ấn phẩm quan trọng này cũng như có được hóa đơn ưng ý nhất cho doanh nghiệp, bạn cần tham khảo một số lưu ý dưới đây.

Phân biệt các loại hoá đơn

Tùy theo tính chất hay mục đích sử dụng mà hóa đơn được phân loại gồm các loại phổ biến như Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán lẻ và các loại hóa đơn khác.

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Là loại hóa đơn do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như bán hàng, cung cấp dịch vụ trong nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào các khu thuế quan…
• Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Đây là dạng hóa đơn thuế quản lý, cần báo cáo với cơ quan thuế định kỳ, hàng quý, chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng được dùng cho các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp bán hàng trực tiếp trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Hóa đơn bán lẻ: là loại hóa đơn người bán xuất cho người mua khi họ mua hàng, đây cũng là kiểu hóa đơn không có nhiều giá trị về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý. Hóa đơn bán lẻ có thể mua hoặc tự in theo mẫu thiết kế của từng đơn vị kinh doanh. Loại hóa đơn này được sử dụng ở các cửa hàng bán lẻ, shop nhỏ và không do Bộ Tài Chính phát hành.
• Hóa đơn khác gồm tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm..: đây cũng là dạng hóa đơn được cơ quan thuế quản lý nên công ty cần phải báo cáo định kỳ. Chi phí được trừ khi quyết toán thuế doanh nghiệp.
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Với cách phân loại các hóa đơn kể trên, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể chọn lựa được loại hóa đơn phù hợp nhất cho mình rồi.

Nội dung in hoá đơn cần có

Bên cạnh việc tìm hiểu các loại hóa đơn thì yếu tố chắt lọc và đưa các thông tin vào hóa đơn cũng cần được chú trọng.  Cùng tìm hiểu những nội dung cần có trên hóa đơn với HaThanh Printing nhé.

• Tên hóa đơn (ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG)
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (gồm hệ thống chữ cái tiếng Việt và 2 chữ số cuối của năm)
• Tên liên hóa đơn:  mỗi hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên trong đó Liên 1 để lưu, liên 2 giao cho người mua, từ liên thứ 3 được đặt theo công dụng cụ thể mà người tạo ra hóa đơn quy định.
• Số thứ tự hóa đơn: bao gồm 7 chữ số trong 1 ký  hiệu hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Người mua, người bán ký và ghi rõ ho tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn

Đây là những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn được quy định theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC và khoản 1 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành. Do đó, khi đặt in hóa đơn bạn cần phải ghi nhớ những thông tin trên và cho vào mẫu thiết kế nhé.

Quy cách in hoá đơn

Những cuốn hóa đơn đạt chuẩn chất lượng và có giá trị thẩm mỹ cao sẽ cần đáp ứng được một số quy cách in ấn như:

• Chất liệu: giấy in cho hóa đơn 1 liên, giấy Carbon dành cho hóa đơn từ 2 liên trở lên
• Khổ giấy: kích thước phổ biến của hóa đơn là A4, A5, A6
• Mực in: siêu nét và mịn, đảm bảo tính thẩm mỹ cao

• Số nhảy: số tăng dần theo số trang
• Gia công: gia công tỉ mỉ, đóng cuốn, đóng bìa, keo gáy, rãnh xé
• Số trang: hóa đơn 1 liên gồm 100 trang, hóa đơn 2 liên 100 trang (50 số), hóa đơn 3 liên gồm 150 trang (50 số)

Với quy cách được gợi ý ở trên, quý khách hàng cần đưa ra được những thông tin chi tiết về yêu cầu quy cách để đơn vị in ấn in được chuẩn mẫu và đúng ý nhất cho doanh nghiệp.